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Garantias de privacidad y de transparencia en Italia
Un contrato especifica quien es el titular de el fichero y cuales son los tipo de datos de marketing que se alquilan (la fuente debe ser clara y con nombre cierto).
El dueño del fichero debe declarar como se recogieron los datos y cuales se pueden utilizar para comunicaciones de marketing.
El dueño se compromete a devolver el dinero en caso de que las direcciones se devuelvan en más de un 5%.
En caso de envío postal el usuario debe escribir la informativa legal (Italiana), acatar las normas de seguridad, borrar el fichero despues del envío, comunicar la baja de los datos de quien solicite que se borren sus datos.
En el caso de email marketing el envío es a cargo del propietario de los datos, por lo que el usuario no interviene.
Puntos claves para tutelar el derecho a la privacidad de los consumidores y realizar acciones de marketing directo legal y correctamente.
1) La ley del 2005, llamada "milleproroghe", permite campañas de venta a distancia utilizando direcciones postales recogidas en opt-out (sin consentimento expreso). Lo importante es que la persona sea informada en el momento de la recogida de sus datos de que podrá recibir ofertas de marketing a partir de ese momento y que siempre pueda borrar facilmente sus datos . Para el telemarketing/email marketing/sms, es necesario el consentimiento expreso del consumidor. Los casos no previstos en la ley milleproroghe estan reglados por la ley de la privacidad (ley 196 del 2003) .
2) Informacion legal: Cuando se recogen los datos siempre hay que comunicar la informativa.
Informativa privacidad y marketing directo
La informativa es obligatoria cuando se recogen datos o se envia un mailing.
Lo que se debe siempre comunicar:
Ejemplo de como escribir una informativa su coupon o en el sitio web
La primera parte es obligatoria, la segunda y tercera se utilizan solo si se alquilar los datos para mailing o telefono/email.
Primera parte :
"enviando usted este cupon (o comunicando por fax/telefono/email), nos entrega los datos necesarios para enviarle nuestra oferta y para enviarle tambien de parte de ............ y otras empresas del grupo las ofertas mas adecuadas por correo, telefono, email Nosotros vamos a manejar su datos electronicamente con todas las garantias de ley especificadas aqui (*) y/o leibles en el sitio internet www…………..
acepto - no acepto
Para acceder, borrar, modificar sus datos escribe a esta direccion .............(posiblemente escribir la direccion postal del titular de los datos)
Segunda parte :
"ademas, con su permiso previo, ……………………… puede, de vez en cuando, alquilar su direccion postal a otras empresas, atentamente elegidas y de alta reputacion para que reciba por correo propuestas de productos y servicios de su interes. " Si no desea recibir interesantes ofertas a distancia de parte de otras empresas lo indique aqui X"
Tercera parte :
su direccion e-mail/n° de telefono puede utilizarse de parte de otras empresas para las misma finalidad de arriba. Usted desea recebir por email/telefono otras ofertas ventajosas de parte de otras empresas "si - no"
En caso de silencio la direccion postal se puede utilizar, pero no el email o el telefono.
Aqui abajo la informativa completa que se puede escribir en un catalogo, en un sitio internet como complemento de lo que se escribe en el cupon. En un mailing por motivos de espacio occurre un rimando ( ad un sitio por ejemplo).
(*) Informativa en materia de protecion de los datos
(art 13 D.lgs 30.06.2003 n 196). Esta informativa se debria escribir en una pagina de un catalogo o en una pagina de un sitio internet . en le caso de un mailing se puede hacer un remando al sitio internet. En corsivo la parte necessaria si se entiende alquilar despues los datos a terceras empresas.
Os informamos:
o Sus datos se manejan con finalidad comercial, venta directa, promociones, estadisticas, con elaboracion informatica y con tratamiento de datos.
o Algunos de sus datos son necesarios para enviarle el producto/servicio que usted ha solicitado, si rechaza comunicarlos esto impide el envio, otros datos como el n° de telefono son facultativos y nos permitiran mejorar la relacion con los clientes en este caso el rechazo a comunicarlos no impide el envio de los productos ordenados.
o Sus datos pueden ser manejados por empleados de nuestra empresa o externos o el correo/cartero encargados de la entrega de su pedido.
o Su direccion postal, previo consentimento o su silencio/no consentimiento, puede ser alquilada a empresas de venta a distanca con nuestra misma finalidad y que venden productos en los sectores: oficina, moda, deporte, libros, abonos periodicos, cosmetica, hardware/softwre, servicios financieros, telecomunicaciones, electronica de consumo, articulos para la casa, ong, vino y alimentos, etc.
o Su direccion email y el n° de telefono necesita su consentimento especifico y espreso-.
Sus derechos :
o Conocer sus datos y como se manejan.
o Conocer quien es el titular de sus datos .
o Poder solicitar borrar, actualizar, modifiar sus datos .
o Poder oponerse gratuitamente a que se manejen su datos para el envio de ofertas de marketing directo.
Siempre y facilmente los clientes pueden ejercitar sus derechos enviando una carta al responsable de la base de datos.
3) Existen medidas de securidad para el tratamiento de los datos.
4) Los ficheros facilitados reglados mediante contratos.
El usuario debe: enviar ofertas legales y no engañosas, utilizar los datos una sola vez y despues borrarlos, comunicar siempre la informativa y transmitir al propietario los datos de quien desea que sus datos sean borrados.
El propietario de los datos debe dar garantías sobre la recogida de datos, garantizar que las direcciones se pueden utilizar legalmente para el envío de publicidad y hacerse responsable legalmente en el caso de problemas de privacidad (recogidas de los datos y permiso de envíos publicitarios), garantizar al usuario en caso de controversia sobre su privacidad.
Para el email marketing debe siempre estar claro el "desde" y el objeto.
Un enlace al final de la comunicacion debe permitir facilmente a los consumidores solicitar el borrado de sus datos directamente del fichero del dueño.
5) El mercado en Italia.
Recientemente en Italia se ha establecido el funcionamiento de una Robinson lists.
El Correo no hace de filtro y tampoco hay ficheros actualizados para cambio de domicilio (movers lists). Las empresas de servicio de correos y los dueños de los ficheros no están acostumbrados aun a limpiar las devoluciones en los ficheros.
No hay un codigo para profesionales del marketing directo (nuestra referencia es el codigo europeo www.fedma.org).
El pasado garante creo un ambiente ostil y sin duda tampoco hoy se fomenta el mercado de los ficheros que es muy pequeño comparado con Alemania, Inglaterra y Francia. Todo lo mencionado con anterioridad es para recalcar la importancia que tiene elegir ficheros legales, actualizados, de fuente trasparentes y reactivos.
La guia telefonica no tiene como finalidad el marketing directo, solo se puede utilizar (mailing y telefono) en los casos de consentimiento expreso y por eso la guia telefonica dispone de menos de 1 million de datos. Una especial excepcion permite el uso de ficheros creados antes del 2005.
6) Conclusiones: que se debe hacer para utilizar ficheros para marketing directo ?
Firmar un contrato que establece quien es el propietario del fichero, que datos se alquilan y el nombre del fichero expresado claramente y en forma identifiable.
El proprietario es responsable de la recogida de los datos y su utilizacion para marketing directo.
En el caso del mailing postal, el usuario debe: escribir la informativa, cumplir las normas de seguridad de los datos, borrar el fichero despues del envio mailing, informar al dueño de los datos de quien pide la baja de sus datos del fichero.
En el caso del e-mail marketing el usuario no debe hacer nada porque el envio lo hace el dueño del fichero.
NOTA: por la ley el operador de tecnicas de comunicacion (list-broker) es la persona o empresa que presenta y propone a una empresa las diferentes tecnicas para comunicar a distancia (base de datos/ficheros). En esto consiste nuestro trabajo.